Güzellik salonu müşteri takip formunda iletişim bilgileri, hizmet tercihleri, işlem tarihi, kullanılan ürünler ve sonraki ziyaret notu bulunmalıdır. Hizmet için gerekliyse müşterinin bildirdiği hassasiyetleri, ilgili belgeleri ve ödeme durumunu da kaydedin. Glamorph, bu bilgileri her ziyaretin fotoğrafı ve notlarıyla birlikte dijital müşteri kartında tutar.
Müşteri takip formu PDF’sini nereden indirebilirim?
İlk sayfayı müşteri profili için, ikinci sayfanın yeni bir kopyasını her ziyaret için kullanın. Profilde iletişim bilgileri, hizmet tercihleri ve ilgili belge referansları bulunur. İşlem sayfasına tarih, uygulayan kişi, ürün veya formül, gözlem, sonraki adım ve isteğe bağlı ödeme notlarını yazın.
PDF’yi A4 boyutunda %100 ölçekte yazdırabilir veya form alanlarını destekleyen bir PDF okuyucuda doldurabilirsiniz. Boş ana dosyayı saklayın, her kayıt için yeni bir adla kopya kaydedin ve tekrar açıp bilgileri kontrol edin. Doldurduğunuz dosya bu sayfaya gönderilmez.
Bu dosya onam ya da sağlık değerlendirme formu değildir. Yalnızca hizmetiniz için gereken bilgileri yazın ve doldurulmuş kopyalara erişimi sınırlayın. Her işlem için ayrı tarihli kayıt tutun. Kullanılan ürünleri ve sonucu aynı kayıtta belirtin.
Yüz şeması ve cilt bakımı formu
Cilt bakımında bölgeye göre not tutmak istiyorsanız üç sayfalık bu dosyayı seçin. Müşteri profilini yeniden doldurmak yerine mevcut müşteri kartının referansını yazabilirsiniz. Glamorph’ta ilgili PDF’yi aynı müşterinin işlem geçmişiyle birlikte saklayabilir, sonraki ziyaret için yeni bir kayıt açabilirsiniz.
| Sayfa | Ne için kullanılır? | Ne zaman gerekli? |
|---|---|---|
| Cilt bakımı işlem kaydı | Yüz ve boyunda gözlenen bölgeler, müşterinin öncelikleri ve kararlaştırılan bakım | Bölgeye göre kayıt tutarken |
| Ürünler ve uygulama | Gerçekte kullanılan ürün, marka, bölge, süre ve miktar | Bu bilgiler başka bir işlem kaydında yoksa |
| Bakım sonrası takip | Müşterinin geri bildirimi, evde bakım rutini ve sonraki adım | Takip görüşmesi yapıldığında |
Şemada ilgili bölgeyi daire içine alın veya numaralandırın. Sağ ve solu müşteriye göre belirtin. Numaraların açıklamasını gözlem alanına yazın. Basılı kopyada kalem, dijital kopyada PDF okuyucunuzun çizim veya açıklama aracını kullanın. Metin alanları doldurulabilir. Çizimler otomatik değerlendirme yapmaz ve tanı amacı taşımaz.
Ürün tablosuna yalnızca o gün kullanılan ürünleri ve gerçek uygulama bilgilerini yazın. Dosya hazır bir bakım protokolü, uygunluk değerlendirmesi veya onam formu değildir. Bu belgeler ayrı tutuluyorsa referanslarını belirtin. Fotoğraf paylaşım iznini de işlem onamından ayrı ele alın.
Ek sayfaları kullanmak zorunda değilsiniz. Aynı bilgileri iki yere yazmak yerine mevcut kayıtla bağlantı kurun. Boş dosyayı saklayın, doldurulan kopyayı yeni bir adla kaydedip yeniden açın. Dosya bu web sitesine otomatik gönderilmez. Glamorph’a eklemek isterseniz müşteri belgeleri üzerinden yükleyebilirsiniz.
Güzellik salonu müşteri kartında hangi bilgiler olmalı?
Müşteriye ait kalıcı bilgilerle her ziyarette değişen işlem bilgilerini ayırın. Örneğin “mat bitiş tercih ediyor” müşteri tercihidir, o gün kullanılan ürün ve ton ise işlem kaydıdır. İkisini aynı notun üzerine yazarak güncellemek önceki uygulamayı kaybettirir.
| Bölüm | Kaydedilebilecek bilgiler |
|---|---|
| Müşteri | Ad, iletişim bilgileri, hizmet tercihleri |
| Bildirilen hassasiyet | Hizmetle ilgili bildirim, ilgili ürün ve kayıt tarihi |
| İşlem | Tarih, hizmet, kullanılan ürün veya formül, uygulama notu |
| Fotoğraf ve belge | İlgili işlemin fotoğrafları, müşteri bilgi formu, gerekli izinler |
| Ödeme | Toplam tutar, alınan kapora, ödenen ve kalan tutar |
| Sonraki ziyaret | Tekrarlanacak uygulama veya değiştirilecek ayrıntı |
Her alanı zorunlu yapmanız gerekmez. Kuaför boya numarasını, karışım oranını ve oksidanı, tırnak uzmanı sistemi, renk kodunu ve dolgu notunu, estetisyen kullanılan bakım ürünlerini ve uygulama notlarını kaydedebilir. Formu verdiğiniz hizmete göre kullanın.
Doldurulan form dijital müşteri geçmişine nasıl dönüşür?
Şu kurgusal kayıt üzerinden ilerleyin: müşteri kartında “mat bitiş tercih ediyor” yazıyor. 21 Ekim’deki makyaj işleminde kullanılan ürün ve ton kodu, sonuç fotoğrafı ve “bir sonraki ziyarette bitişi yeniden konuş” notu var. Bu bir örnek kayıttır, gerçek müşteri hikâyesi değildir.
Glamorph müşteri yönetiminde bu bilgileri üç adımla ilişkilendirin:
- Müşteriyi ekleyin. Kalıcı tercihi müşteri kartına yazın. Hizmetle ilgili bildirilen hassasiyet varsa kendi alanında tutun.
- 21 Ekim tarihli işlemi açın. Kullanılan ürün ve ton kodunu, işlem notunu ve fotoğrafı bu ziyarete ekleyin. Doldurulmuş PDF’yi ayrıca belge olarak yükleyebilirsiniz. PDF alanları otomatik olarak müşteri alanlarına dönüşmez.
- Sonraki randevuyu aynı müşteri için oluşturun. Yeni ziyarette eski notu okuyun ve ayrı bir işlem kaydı ekleyin. Önceki ürün ve fotoğraf eski tarihte kalır.
Gerçek uygulamadaki Türkçe ekranlar, örnek müşteri verileri. Yukarıdaki çalışma örneği ekranlardaki müşterinin hikâyesi değildir.
Randevuyu kendiniz ekleyebilir veya hazır olduğunuzda online randevu sayfanızı yayımlayabilirsiniz. Onaylanan online randevular da aynı takvim ve müşteri geçmişine bağlanır. Estetisyenler için Glamorph, bakım notları, belgeler ve sonraki ziyaret için aynı yapıyı gösterir.
Mevcut PDF’yi yükleyebilir veya form imzalatabilir miyim?
Evet. Glamorph’a mevcut PDF dosyanızı yükleyebilir, uygulamada belge hazırlayıp yüz yüze veya uzaktan imza alabilirsiniz. Tamamlanan PDF’yi saklayabilir, indirebilir veya yazdırabilirsiniz. Müşteri belgelerini kullanmak için online randevu açmanız gerekmez.
Müşteri bilgi formu, hizmet onamı ve fotoğraf paylaşım izni aynı amaçla kullanılmaz. İhtiyacınıza uygun belge hazırlayın, imza alınmasını tek başına hukuki uygunluk garantisi saymayın. İşletmenizin yükümlülükleri için uzman görüşü alın.
Müşteri bilgilerini kaydederken nelere dikkat etmeliyim?
Yalnızca belirli bir hizmet amacı için gerekli bilgileri tutun, erişimi görevle sınırlandırın ve saklama süresini belirleyin. Bu yaklaşım, KVKK’nın amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü veri işleme ilkeleriyle uyumludur, tek başına bu örnek formu kullanmak KVKK uyumunu sağlamaz.
Müşterinin bildirdiği hassasiyeti kendi ifadesiyle kaydedin, tıbbi tanı eklemeyin. Bir fotoğrafı müşteri geçmişinde tutmak ile sosyal medyada paylaşmak farklı amaçlardır. Paylaşım iznini ayrıca değerlendirin.
Müşteri kartıyla çalışmaya nereden başlamalı?
Glamorph’ta müşteri yönetimi, randevu takvimi, belgeler ve ödeme kayıtları birlikte çalışır. Küçük ekiplerde herkes kendi hesabıyla, verdiğiniz erişim izinleriyle çalışır.
Bütün arşivi taşımakla başlamayın. Örnek bir müşteri ekleyin, önceki işlemin notunu ve fotoğrafını kaydedin, sonra yeni randevusunu oluşturun. Randevu, müşteri geçmişi ve ekip çalışmasının nasıl birleştiğini Glamorph’un salon yazılımında inceleyin.
Ben Konstantina, makyaj sanatçısı ve Glamorph’un kurucusuyum. Buradaki örnekler müşteri ve işlem kayıtlarının uygulamada nasıl düzenlendiğini gösterir, tedavi önerisi veya hukuki belge onayı değildir.
Yazan
Profesyonel makyaj sanatçısı ve Glamorph’un kurucusu
5 yılı aşkın deneyime sahip makyaj sanatçısı ve Glamorph’un kurucusu. Güzellik sektöründeki uzmanlarla yakın çalışır, müşteri takibi, randevular ve günlük iş düzeni üzerine yazar.