Terminerinnerung an Kunden: Zeitpunkt, Inhalt und Ablauf

Eine gute Terminerinnerung nennt Leistung, zuständige Person, Datum, Uhrzeit, Ort und eine klare Kontaktmöglichkeit. Sie kommt früh genug, damit die Kundin reagieren kann, und darf nach einer Umbuchung oder Stornierung nicht mehr die alte Zeit ankündigen.

Mit Glamorph kannst du Erinnerungen sowohl für selbst eingetragene Kundentermine als auch für bestätigte Online-Buchungen planen. Der aktuelle Versandkanal für Kundinnen ist E-Mail.

Was gehört in eine Terminerinnerung?

Die Nachricht sollte den Termin ohne Rückfrage verständlich machen. Prüfe, ob sie Folgendes enthält:

• gebuchte Leistung;
• zuständige Fachkraft;
• Datum, Uhrzeit und Zeitzone;
• Adresse oder Einsatzort;
• Kontaktadresse deines Betriebs;
• bei Online-Buchungen den sicheren Weg zum Ansehen, Umbuchen oder Stornieren innerhalb deiner Regeln.

Eine Erinnerung ist kein langer Werbetext. Sie bezieht sich auf einen bestehenden Termin. Wichtige Vorbereitungshinweise gehören in einen verständlichen Kundenablauf und müssen zur jeweiligen Behandlung passen.

Funktioniert die Erinnerung bei selbst eingetragenen Terminen?

Ja. Gerade im Kosmetikstudio, Nagelstudio oder bei mobilen Beauty-Terminen wird der nächste Besuch oft direkt vor Ort, telefonisch oder in einem persönlichen Gespräch vereinbart. Die Kundin muss nicht noch einmal online buchen.

Wenn du einen Termin im Glamorph-Kalender anlegst oder bearbeitest, kannst du eine automatische E-Mail-Erinnerung auswählen. Dafür braucht die Kundin eine E-Mail-Adresse. Dein Betrieb braucht außerdem eine Kontaktadresse, an die Antworten gehen. Der aktuelle manuelle Termin-Editor bietet eine Erinnerung.

Für bestätigte Online-Buchungen lassen sich ein oder mehrere Erinnerungszeitpunkte in den Buchungsregeln festlegen. Achte beim Softwarevergleich darauf, ob eine Lösung nur Online-Buchungen oder auch deine eigenen Kalendereinträge abdeckt.

Wann sollte die Terminerinnerung verschickt werden?

Der richtige Zeitpunkt hängt von Leistung und Terminregel ab. Für einen kurzen, regelmäßigen Termin kann der Vortag passen. Eine Brautprobe, Farbkorrektur, längere Behandlung oder ein mobiler Einsatz braucht möglicherweise mehr Vorlauf.

Berücksichtige:

• Anfahrtszeit der Kundin;
• erforderliche Vorbereitung;
• deine Frist für Umbuchung und Stornierung;
• die Zeit, die du zum Nachbesetzen eines freien Termins brauchst;
• typische Zeiten, zu denen deine Kundinnen E-Mails lesen.

Die Erinnerung ersetzt keine klare Regel. Wenn sie erst nach Ablauf deiner Stornierungsfrist ankommt, fühlt sich der Ablauf schnell unfair an.

Was passiert bei Umbuchung oder Stornierung?

Glamorph ersetzt bei einer Änderung die offene Erinnerung. Der Versand zur alten Zeit wird entfernt und anhand des neuen Beginns geplant, sofern der gewählte Abstand noch in der Zukunft liegt. Wird der Termin storniert oder gelöscht, wird auch die ausstehende Erinnerung abgebrochen.

Teste die Strecke mit einer fiktiven Kundin:

1. Lege einen manuellen Termin mit Erinnerung an.
2. Prüfe Leistung, Uhrzeit, Ort und Kontakt im E-Mail-Inhalt.
3. Buche um und kontrolliere, dass die alte Zeit nicht mehr offen ist.
4. Storniere einen zweiten Testtermin.
5. Wiederhole alles mit einer Online-Buchung.

Nach dem Speichern und Synchronisieren verschickt der Server die Erinnerung. Handy, Browser oder App müssen nicht geöffnet bleiben.

Terminerinnerung und Wiederbuchungsnachricht trennen

Eine Terminerinnerung bezieht sich auf einen vorhandenen Kalendereintrag. Eine Wiederbuchungsnachricht soll einen zukünftigen Termin erzeugen, der noch nicht feststeht. Wer beides trennt, schreibt verständlicher und misst die Kundenbindung genauer.

Ist der Termin bereits gebucht, nutze die Erinnerung. Gibt es noch keinen Termin, halte den sinnvollen nächsten Schritt in der Kundenkartei fest und wähle einen passenden, zulässigen Zeitpunkt für die erneute Ansprache.

Kaufcheck für eine Terminerinnerungs-App

Eine Funktionsliste reicht nicht. Prüfe mit einem echten Testfall:

1. Werden manuelle und online gebuchte Termine unterstützt?
2. Kannst du den Zeitpunkt wählen?
3. Verschwindet die alte Erinnerung nach einer Umbuchung?
4. Stoppt eine Stornierung den Versand?
5. Stimmen Leistung, Fachkraft, Ort und Kontakt?
6. Erhält die Kundin die richtige Sprache?
7. Erfolgt der Versand bei geschlossener App?
8. Führt der Termin zur Kundenhistorie mit Behandlungen, Formeln, Fotos und Unterlagen?

Glamorph richtet sich an selbstständige Beauty-Profis und kleine Teams, die Termin und detaillierte Kundenhistorie verbinden möchten. Es ersetzt keine Fiskalkasse, Warenwirtschaft, Lohnabrechnung oder komplexe Raum- und Filialplanung.

Häufige Fragen

Braucht die Kundin ein Glamorph-Konto?

Nein. Die Erinnerung wird an ihre E-Mail-Adresse geschickt. Ein Glamorph-Konto ist nicht nötig.

Kann ich mehrere Erinnerungen senden?

Bei bestätigten Online-Buchungen kannst du einen oder mehrere Zeitpunkte festlegen. Für einen selbst eingetragenen Termin bietet der aktuelle Editor eine Erinnerung.

Welche Sprache wird verwendet?

Beim manuellen Termin wählst du eine unterstützte Sprache. Die E-Mails einer Online-Buchung folgen dem lokalisierten Ablauf der Buchungsseite.

Erst testen, dann für Kundinnen verwenden

Lege einen manuellen Termin und eine Testbuchung an, buche beide um und storniere sie. Danach kannst du die automatischen Glamorph-Terminerinnerungen einrichten →