Kundenkartei Kosmetik: Behandlungen und Folgetermine dokumentieren

Eine Kundenkartei für Kosmetik verbindet Stammdaten mit dem Verlauf jeder Behandlung. Halte Wünsche, gemeldete Empfindlichkeiten, verwendete Produkte, Fotos und Dokumente beim passenden Termin fest. In Glamorph öffnest du vor dem nächsten Besuch dieselbe Kundenakte und ergänzt einen neuen Eintrag, ohne frühere Notizen zu überschreiben.

Dieser Leitfaden zeigt den Ablauf für selbstständige Kosmetikerinnen und kleine Studios. Wimpern- und Brow-Behandlungen folgen derselben Struktur, brauchen aber andere fachliche Notizen. Alle gezeigten Kundendaten sind fiktiv.

Was gehört in die Kundenkartei eines Kosmetikstudios?

Trenne Angaben zur Person von den Angaben zur einzelnen Behandlung. So bleibt erkennbar, was dauerhaft wichtig ist und was bei einem bestimmten Besuch passiert ist.

Bereich	Sinnvolle Angaben
Kundenprofil	Kontakt, Wünsche, Präferenzen und gemeldete Empfindlichkeiten
Behandlung	Datum, Leistung, verwendete Produkte und deine Beobachtungen
Zugehörige Dateien	Fotos und Dokumente mit Bezug zur Kundin oder zum Termin
Folgetermin	Neue Wünsche, Rückfragen und Punkte, die du erneut prüfen möchtest

Erfasse nur, was du für die konkrete Arbeit brauchst. Eine gemeldete Empfindlichkeit ist eine Angabe der Kundin, keine Diagnose. Die Kundenkartei ersetzt weder deine fachliche Prüfung noch Herstelleranweisungen.

Wie lege ich eine digitale Kundenakte in Glamorph an?

Lege die Kundin im Bereich Kunden an und ergänze ihre Kontaktdaten. Speichere Wünsche und relevante Hinweise im Profil. Erstelle anschließend einen Termin für die tatsächlich vereinbarte Leistung.

Du kannst damit beginnen, auch wenn du noch keine Online-Buchungsseite verwendest. Die Kundenverwaltung funktioniert unabhängig davon. Für ein Team legt ihr fest, welche Mitglieder auf die jeweiligen Kundenakten zugreifen dürfen.

Wie dokumentiere ich eine Gesichtsbehandlung?

Öffne den betreffenden Termin und notiere die verwendeten Produkte sowie die Rückmeldung der Kundin. Ordne passende Fotos diesem Besuch zu. Bewahre unterschriebene Unterlagen als Dokumente bei derselben Kundin auf.

Ein brauchbarer Eintrag beantwortet drei Fragen: Was war vereinbart? Was wurde tatsächlich gemacht? Was möchtest du beim nächsten Besuch wieder aufgreifen? Eine lange Standardbeschreibung beantwortet diese Fragen nicht automatisch.

Echte Web-App mit fiktiven Notizen. Das Beispiel zeigt die Dokumentation, keine Behandlungsempfehlung.

Was ist bei Wimpern und Augenbrauen anders?

Die Struktur bleibt gleich, der Inhalt richtet sich nach der Leistung. Bei Wimpern kannst du das gewählte Design, verwendete Produkte und die Rückmeldung zum letzten Termin notieren. Bei Augenbrauen gehören etwa Formwunsch, Farbreferenz und vereinbarte Änderungen zum jeweiligen Besuch.

Lege Neuanlage, Auffüllen, Entfernen oder andere buchbare Leistungen getrennt an, wenn Dauer und Preis verschieden sind. Nutze dafür deine eigenen fachlich passenden Angaben. Glamorph berechnet kein Wimpern-Mapping und empfiehlt keine Produktkombination.

Die Seiten für Wimpernstylistinnen und Brow Artists zeigen die Verbindung von Kundenkartei, Terminplanung und Buchung.

Wie bereite ich einen Folgetermin vor?

Öffne zuerst die Kundenakte und dann die letzte relevante Behandlung. Lies die damalige Notiz, sieh dir das zugehörige Foto an und frage nach dem aktuellen Wunsch. Speichere die neue Rückmeldung beim neuen Besuch.

So bleibt eine Änderung nachvollziehbar. Eine Kundin kann beim zweiten Termin etwas anderes möchten als beim ersten. Du musst dafür die frühere Dokumentation nicht verändern.

Aufnahme aus dem iPhone-Simulator mit einer fiktiven Kundin und mehreren Terminen.

Kann ich vorhandene PDFs weiterverwenden?

Ja. Du kannst vorhandene Dateien in den Kundendokumenten ablegen. Ein hochgeladenes PDF wird dabei nicht automatisch in Profilfelder oder Behandlungsnotizen umgewandelt. Für neue Dokumente stehen auch Vorlagen zur Verfügung. Deine Kundin kann vor Ort oder aus der Ferne unterschreiben.

Was bringt die Verbindung mit der Terminbuchung?

Bestätigte Online-Buchungen und selbst eingetragene Termine nutzen denselben Kalender. Die Kundenakte liefert den Kontext für die Behandlung. Zahlungen und Dokumente können den Verlauf ergänzen, ohne dass du alles gleichzeitig einrichten musst.

Teste Glamorph für dein Kosmetikstudio mit einer fiktiven Kundin und zwei Besuchen. Prüfe beim zweiten Besuch, ob du die erste Notiz und das passende Foto wiederfindest.

Ich bin Konstantina, Make-up-Artistin und Gründerin von Glamorph. Dieser Leitfaden zeigt die Dokumentation in der App anhand fiktiver Beispiele.