Rappel de rendez-vous client : quand et comment l'envoyer

Un bon rappel de rendez-vous indique à la cliente la prestation prévue, la professionnelle, la date, l’heure, le lieu et le moyen de vous contacter. Il doit arriver assez tôt pour être utile et ne jamais continuer à annoncer une ancienne heure après un déplacement ou une annulation.

Dans Glamorph, vous pouvez programmer ce rappel pour un rendez-vous saisi directement dans l’agenda ou pour une réservation en ligne confirmée. Le canal disponible aujourd’hui est l’e-mail.

Que mettre dans un rappel de rendez-vous ?

La cliente doit comprendre son rendez-vous sans retrouver un ancien échange. Vérifiez que l’e-mail précise :

• la prestation réservée ;
• la personne qui assurera le rendez-vous ;
• la date, l’heure et le fuseau horaire ;
• l’adresse ou le lieu ;
• un contact auquel poser une question ;
• pour une réservation en ligne, le lien sécurisé permettant de consulter, déplacer ou annuler selon vos règles.

Restez simple. Ce message concerne un rendez-vous qui existe déjà ; il n’a pas besoin de devenir une campagne promotionnelle. Si une préparation est indispensable, intégrez-la clairement à votre parcours client et à vos consignes de prestation.

Peut-on rappeler un rendez-vous ajouté manuellement ?

Oui. Une cliente peut reprendre rendez-vous à la fin d’une séance, par téléphone ou lors d’un échange direct. Elle ne devrait pas être privée de rappel parce qu’elle n’est pas passée par le formulaire public.

Quand vous créez ou modifiez le rendez-vous dans l’agenda Glamorph, activez un rappel automatique par e-mail. L’adresse e-mail de la cliente est nécessaire, ainsi qu’une adresse de contact de votre entreprise pour les réponses. L’éditeur actuel propose un rappel pour ce rendez-vous saisi par vos soins.

Les réservations en ligne confirmées peuvent suivre un ou plusieurs délais configurés sur votre page. Lors d’un comparatif, demandez donc si les « rappels automatiques » couvrent les deux façons de prendre rendez-vous.

Quel est le meilleur moment pour envoyer le rappel ?

Le bon délai dépend de la prestation et de votre politique. La veille peut convenir à un rendez-vous courant. Un essai mariée, une correction couleur, une intervention à domicile ou un service avec des consignes de préparation peut demander davantage d’anticipation.

Posez-vous ces questions :

• combien de temps la cliente met-elle pour venir ?
• doit-elle préparer quelque chose ?
• jusqu’à quand autorisez-vous un déplacement ou une annulation ?
• de combien de temps avez-vous besoin pour proposer un créneau libéré ?
• à quel moment vos clientes lisent-elles généralement leurs e-mails ?

Le rappel ne remplace pas une règle compréhensible. Son heure d’envoi doit rester cohérente avec la limite que vous avez annoncée.

Que se passe-t-il si le rendez-vous change ?

Dans Glamorph, une modification de l’heure ou du réglage remplace le rappel en attente. L’ancien envoi est annulé et le nouveau est calculé à partir de l’heure mise à jour, s’il reste dans le futur. Une annulation ou une suppression retire aussi le rappel qui n’est pas encore parti.

Testez vous-même le parcours :

1. Ajoutez un faux rendez-vous avec rappel.
2. Contrôlez la prestation, l’heure, le lieu et le contact dans l’e-mail.
3. Déplacez le rendez-vous et vérifiez que l’ancienne heure n’est plus annoncée.
4. Annulez un second test.
5. Recommencez avec une réservation en ligne.

Après enregistrement et synchronisation, l’envoi est géré par le serveur. Il n’est pas nécessaire de laisser Glamorph ouvert.

Rappel de rendez-vous ou rappel pour reprendre rendez-vous ?

Le premier porte sur une visite déjà placée dans l’agenda. Le second invite la cliente à réserver une future visite qui n’existe pas encore. Les séparer rend le message plus honnête et vos mesures plus lisibles.

Si le rendez-vous existe, programmez son rappel. Sinon, conservez la prochaine étape pertinente dans la fiche cliente et contactez-la au moment approprié, avec les autorisations nécessaires.

Comment choisir un logiciel de rappel pour un institut ?

Ne vous contentez pas d’une case dans une liste de fonctionnalités. Avec une cliente fictive, vérifiez si le logiciel :

• rappelle les rendez-vous saisis et les réservations en ligne ;
• permet de choisir le délai ;
• supprime l’ancienne heure après un déplacement ;
• arrête l’envoi après une annulation ;
• utilise la langue attendue ;
• envoie même lorsque l’application est fermée ;
• relie le rendez-vous aux séances, formules, photos, documents et notes.

Glamorph est conçu pour les indépendantes et petites équipes beauté qui ont besoin d’un historique client détaillé autour de chaque rendez-vous. Il ne remplace pas une caisse fiscale, la gestion des stocks, la paie ou un planning complexe de ressources et de plusieurs établissements.

Questions fréquentes

La cliente doit-elle créer un compte Glamorph ?

Non. Le rappel arrive à son adresse e-mail et ne nécessite pas de compte Glamorph.

Peut-on envoyer plusieurs rappels ?

Une réservation en ligne confirmée peut utiliser un ou plusieurs délais. Le formulaire actuel d’un rendez-vous saisi manuellement propose un rappel.

Dans quelle langue part le message ?

Pour un rendez-vous ajouté par vous, vous choisissez une langue prise en charge. Pour une réservation en ligne, le message suit le parcours localisé de la page utilisée.

Faites un essai avant vos vrais rendez-vous

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