Fiche client esthétique : quoi noter à chaque soin ?

Une fiche client esthétique réunit le profil de la cliente et un historique daté de ses soins. Dans Glamorph, coordonnées, préférences, sensibilités signalées, produits, photos, documents et paiements restent reliés à la bonne cliente et à chaque rendez-vous.

L’objectif est de préparer le prochain soin avec les informations utiles, que vous soyez esthéticienne indépendante, professionnelle à domicile ou membre d’un petit institut. Les exemples ci-dessous montrent comment organiser ce suivi, sans transformer chaque rendez-vous en un long formulaire.

Quelle fiche client esthétique télécharger ?

Choisissez le modèle de deux pages pour le profil et le suivi général d’une visite. Pour un soin du visage, le carnet de trois pages ajoute un schéma du visage et du cou, un tableau des produits et une feuille de suivi. Imprimez uniquement les pages utiles.

Profil et fiche de soin

La première page rassemble les coordonnées utiles, les préférences, les sensibilités signalées pertinentes et les références des documents. La seconde conserve une visite : demande du jour, prestation, produits, observations, conseils transmis, prochaine étape et suivi du paiement si nécessaire.

Imprimez en A4 à 100 % ou utilisez les champs dans un lecteur PDF compatible. Gardez un original vierge, enregistrez une nouvelle copie par cliente et par soin, puis rouvrez-la pour vérifier les données. Le fichier rempli n’est pas envoyé à cette page.

Ce modèle organise le suivi. Il ne remplace ni un questionnaire médical ni un consentement adapté à votre prestation. Pour une pose ou un remplissage, notez aussi le système, la teinte, la forme et les réparations effectuées.

Schéma du visage et fiche de soin

Page	À quoi sert-elle ?
1. Fiche de soin du visage	Repérer des zones de face et de profil, puis relier les observations aux priorités de la personne et au soin convenu
2. Produits et application	Noter les produits, zones, durées ou quantités réelles, le ressenti pendant le soin et les conseils transmis
3. Suivi après le soin	Conserver les changements de routine signalés, les retours, les observations et la prochaine étape sans modifier la fiche initiale

Les pages produits et suivi sont facultatives. Si ces informations figurent déjà dans votre dossier de séance, indiquez cette référence plutôt que de tenir deux versions concurrentes.

Entourez ou numérotez les zones avec les outils de dessin du lecteur PDF, ou annotez une copie imprimée. Précisez le côté de la personne lorsque c’est nécessaire. Le dessin est un repère général, pas un diagnostic ni un découpage imposé des zones de soin. Décrivez les observations sans leur attribuer une cause médicale et associez-les à des photos datées si elles sont utiles.

Le tableau ne contient aucun protocole, réglage ou temps de pose prérempli. Notez ce qui a réellement été utilisé, dans votre champ de compétences et selon les instructions des produits. Laissez les cases sans objet vides et ajoutez une page si nécessaire. Conservez séparément les fiches de consultation, les vérifications préalables et le consentement. La première page permet d’en noter les références.

Enregistrez une copie remplie et rouvrez-la pour contrôler le texte et les annotations. Vous pouvez la joindre aux documents du client dans Glamorph, avec les photos de la séance correspondante. Les champs PDF ne sont pas importés automatiquement dans les données de l’application. Datez les retours ultérieurs sur la troisième page ou dans une nouvelle note. L’autorisation de publier les photos reste distincte.

Du premier soin au prochain rendez-vous

Voici un exemple fictif de suivi dans Glamorph. Une cliente réserve un soin du visage, puis revient pour une nouvelle prestation.

Moment	Ce que vous retrouvez ou ajoutez
Avant le premier soin	Le rendez-vous ouvre la fiche cliente avec ses préférences, les sensibilités signalées et les documents utiles.
Après le soin	La séance datée conserve les produits utilisés, une observation, les photos et le paiement. Vous pouvez y joindre votre PDF rempli.
Au prochain rendez-vous	Vous relisez cette séance et ajoutez un nouveau soin. Le produit changé ou la nouvelle observation n’efface pas le premier passage.

La gestion des clientes dans Glamorph relie ce suivi à l’agenda, aux réservations et aux paiements. Vous pouvez commencer par créer une cliente et une séance, puis activer la réservation en ligne lorsque vous le souhaitez.

Écrans réels de Glamorph avec des données de démonstration fictives. Le profil donne le contexte à relire et la séance conserve les détails d’une visite précise.

Quelle différence entre une fiche cliente et une fiche de soin ?

La fiche cliente décrit la personne et son historique global. La fiche de soin décrit une prestation précise, à une date précise.

Dans le profil, notez par exemple les coordonnées dont vous avez besoin, les préférences utiles, les sensibilités signalées et une note à relire avant le prochain rendez-vous. Dans la séance, notez la prestation réellement réalisée, les produits, les paramètres utiles, la réaction observée, le résultat et la prochaine étape.

Glamorph rassemble les séances datées dans le profil. Les informations communes à la cliente restent accessibles d’une visite à l’autre.

Que noter avant un soin esthétique ?

Avant le soin, vérifiez l’identité de la cliente, la prestation réservée, la dernière séance et ce qui a changé depuis sa visite précédente. Relisez les préférences ou sensibilités qui concernent réellement la prestation du jour.

Si un document est nécessaire dans votre processus, vérifiez qu’il correspond au bon soin et à sa version actuelle. Pour les photos, clarifiez aussi leur usage : stockage privé dans le dossier, partage avec la cliente et publication sur les réseaux ne sont pas la même chose.

Une réservation en ligne Glamorph se rattache à la fiche cliente existante ou en crée une nouvelle. Le rendez-vous rejoint le même agenda. Vous pouvez ainsi ouvrir le dossier lié au créneau au lieu de rechercher les informations dans plusieurs applications.

Que noter après chaque rendez-vous ?

Après le rendez-vous, écrivez ce qu’une professionnelle aurait besoin de savoir pour reproduire, adapter ou comprendre le soin. Gardez la date, la prestation réalisée, les produits et références utiles, les paramètres importants, une observation factuelle, le résultat et la prochaine action.

Une note courte peut suffire : « soin hydratant visage, sérum B et masque C, produit parfumé prévu non utilisé après l’échange avec la cliente, aucun inconfort signalé pendant le soin, demander comment la peau a évolué avant la prochaine prestation ».

Il s’agit d’un exemple fictif de note de soin, pas d’un diagnostic médical. Une déclaration de la cliente et une observation esthétique doivent rester présentées comme telles.

Comment noter les allergies et sensibilités d’une cliente ?

Notez ce que la cliente vous signale, avec une date et des mots neutres. « La cliente signale une irritation après un produit parfumé le 18/08 » est plus précis que « allergique aux parfums » si aucune allergie n’a été confirmée.

L’information importante doit être visible avant le soin, puis complétée dans la séance si une réaction ou une adaptation concerne ce rendez-vous. Glamorph affiche les sensibilités dans le profil et les garde accessibles depuis l’historique, sans présenter l’application comme un dossier médical.

Ne conservez pas une donnée simplement parce qu’un champ existe. La CNIL résume notamment les principes de finalité, de minimisation, de durée de conservation et de sécurité dans ses six grands principes du RGPD. Votre processus doit préciser pourquoi l’information est utile, qui peut la voir et quand elle doit être révisée ou supprimée.

Comment enregistrer les produits utilisés pendant un soin ?

Enregistrez seulement le niveau de détail nécessaire pour retrouver la prestation : marque ou gamme, nom du produit, référence, zone, quantité, temps ou réglage quand ces informations comptent. Si vous avez modifié le protocole, notez l’adaptation et sa raison de façon factuelle.

Pour une coiffeuse, cela peut être une formule de coloration et son oxydant. Pour une prothésiste ongulaire, une teinte et une technique. Pour une esthéticienne, ce seront plutôt les produits, actifs ou paramètres réellement utilisés. Le dossier client n’a pas besoin de devenir un logiciel d’inventaire.

Où classer les photos avant et après ?

Les photos doivent rester reliées à la bonne cliente et, si possible, à la bonne séance. Une image perdue dans la galerie du téléphone ne précise plus clairement la date, la prestation ou l’étape du suivi.

Dans Glamorph, les photos avant et après les soins peuvent être classées par cliente, séance et étape. Vous pouvez ainsi comparer des images prises dans des conditions cohérentes sans mélanger le suivi privé avec une galerie destinée au partage.

Fiche cliente, questionnaire et consentement : est-ce la même chose ?

Non. La fiche cliente organise le profil et l’historique. Un questionnaire recueille des réponses. Un document d’information explique une prestation. Un consentement ou une autorisation photo documente une décision précise lorsque votre processus l’exige.

Ces éléments peuvent rester dans le même dossier sans être confondus. Avec les documents clients de Glamorph, vous pouvez créer un document, le faire signer, conserver le PDF finalisé et le retrouver depuis la fiche cliente ou la séance concernée. Glamorph organise le fichier et son statut. Il ne garantit pas qu’un modèle juridique convient à votre activité.

L’historique et le PDF signé restent accessibles dans le même dossier client.

Comment organiser le fichier client d’un petit institut de beauté ?

Un petit institut a surtout besoin d’éviter les doublons. Gardez une seule fiche par cliente, même si elle réserve avec plusieurs professionnelles, puis ajoutez une séance datée avec la personne qui a réalisé le soin.

Les sensibilités importantes restent dans le profil. Les produits, notes, photos, documents et paiements restent dans la séance correspondante. Les membres autorisés de l’équipe retrouvent ainsi le même contexte sans s’envoyer des captures d’écran ou des PDF dans une messagerie.

Glamorph convient aux indépendantes et aux petites équipes qui partagent un historique client. Il ne remplace pas une caisse fiscale, la paie, un inventaire complet, un dossier médical ou la gestion complexe de plusieurs établissements et cabines.

Quand passer à une fiche cliente numérique ?

Un modèle à copier aide à choisir les informations utiles. Une fiche numérique devient intéressante lorsque vous voulez retrouver plusieurs soins, leurs photos et leurs documents depuis le même rendez-vous, ou partager cet historique avec une collègue autorisée.

Glamorph relie l’agenda à cet historique sur iOS, Android et le web. Les principales fonctions de l’application mobile et les données déjà synchronisées restent disponibles pendant une coupure. Les modifications se synchronisent au retour de la connexion. Les réservations en ligne et l’application web nécessitent internet.

Modèle simple de fiche client esthétique à copier

Ce modèle couvre l’essentiel. Supprimez tout champ qui n’a pas de finalité claire pour votre activité.

Profil cliente : nom, contact nécessaire, préférence utile, sensibilité ou réaction signalée avec sa date, note à relire avant le rendez-vous.
Séance : date, professionnelle, prestation prévue puis réalisée, produits et paramètres utiles, adaptation, observation factuelle, résultat, photo ou document associé.
Suivi : conseil transmis, prochaine vérification, prochain rendez-vous, prix, acompte, montant payé et solde.

Dans Glamorph, ces informations ne vivent pas dans un seul grand formulaire. Le profil reste stable et chaque rendez-vous ajoute une séance claire à l’historique.

Quel logiciel de fiche client choisir pour une esthéticienne ?

Choisissez un outil que vous pouvez réellement ouvrir avant chaque rendez-vous. Il doit retrouver rapidement la cliente, montrer les sensibilités utiles, garder une séance par soin et relier les photos, documents et paiements au bon historique.

Glamorph accompagne ce travail pour les esthéticiennes indépendantes et les petites équipes. La réservation et le rendez-vous renvoient vers la même fiche cliente. Le soin, les photos, les PDF et le paiement restent ensuite reliés à ce dossier.

Pour voir ce parcours appliqué à votre métier, consultez Glamorph pour les esthéticiennes. Une bonne fiche client esthétique permet de retrouver les informations utiles avant le soin, sans multiplier les champs à remplir.